Una factura puede tener una apariencia impecable y, aun así, corresponder a un pedido inexistente o contener una cuenta bancaria manipulada. También puede documentar una operación real pero omitir datos necesarios. Por eso la revisión debe unir tres capas: realidad de la compra, identidad del emisor y coherencia fiscal y matemática.
El Reglamento de facturación establece el contenido exigible según el tipo de factura y la operación. Una consulta en VIES puede confirmar la validez actual de un número de IVA para operaciones intracomunitarias, pero no autentica el documento, no confirma un IBAN y no sustituye la comprobación con el proveedor.
Las preguntas que deberían guiar la investigación
¿Existe la operación?
Relaciona factura, pedido, contrato, albarán o entrega. Confirma quién solicitó el gasto y quién recibió el bien o servicio.
¿El emisor coincide con el proveedor?
Compara denominación, NIF o número de IVA, domicilio y contacto con el alta de proveedor y fuentes oficiales o contractuales previas.
¿Los importes y el IVA se explican?
Recalcula cantidades, descuentos, base imponible, tipos, cuotas y total. Las exenciones o inversiones del sujeto pasivo requieren el tratamiento y las menciones que correspondan.
¿Cambió el canal o la cuenta de pago?
Todo cambio de IBAN, dominio, contacto o urgencia debe verificarse con una persona conocida mediante un canal independiente antes de modificar la ficha del proveedor.
Fuentes que pueden aportar contexto
Reglamento de obligaciones de facturación
Texto consolidado del Real Decreto 1619/2012 sobre expedición, contenido, conservación y rectificación de facturas.
Consultar fuente oficialAgencia Tributaria: facturación IVA
Portal oficial sobre obligación de facturar, tipos, contenido, conservación y facturas rectificativas.
Consultar fuente oficialComisión Europea: validación VIES
Consulta en tiempo real de números de IVA registrados para operaciones transfronterizas en la UE. Un resultado válido no verifica la factura ni la cuenta de pago.
Consultar fuente oficialINCIBE: fraude BEC y modificación de facturas
Explica cómo una cuenta de correo comprometida o un dominio parecido pueden alterar instrucciones de pago y por qué hay que confirmar cambios por otro canal.
Consultar fuente oficial
Un proceso paso a paso
Concilia con documentos previos
Une factura, pedido, contrato, albarán, aceptación del servicio y centro de coste. Si no existe responsable interno o entrega identificable, detén el circuito.
Comprueba el tipo y contenido
Determina si es completa, simplificada o rectificativa. Revisa número y serie, fechas, identidad y NIF, descripción, importes, tipo y cuota de IVA y las menciones especiales aplicables.
Verifica al proveedor
Compara los datos con el contrato y el alta original. Para un número de IVA intracomunitario usa VIES y conserva el resultado; recuerda que solo refleja la situación consultada ese día.
Recalcula sin copiar el total
Multiplica unidades y precios, aplica descuentos y suma bases y cuotas. Explica redondeos, retenciones, anticipos y divisa antes de aprobar.
Confirma cualquier cambio de pago
Llama a un contacto ya validado o entra en el portal conocido. Aplica doble aprobación para altas y cambios de IBAN; no respondas al mismo hilo como única verificación.
Registra la decisión
Marca aprobada, pendiente de evidencia, devuelta para corrección o bloqueada por posible fraude. Conserva quién verificó, con qué fuente y cuándo.
Señales que merecen una segunda comprobación
IBAN nuevo dentro de un hilo habitual
El correo legítimo también puede estar comprometido. El aspecto, la firma y el historial no sustituyen una confirmación independiente.
Concepto vago o periodo incoherente
Descripciones genéricas, duplicados, fechas fuera de contrato o cantidades redondas sin soporte dificultan probar la operación.
NIF o denominación no coinciden
Puede tratarse de un error, un cambio societario o una entidad distinta. No alteres la ficha hasta documentar la relación.
IVA excepcional sin explicación
Tipo cero, exención, inversión del sujeto pasivo o retención pueden ser correctos, pero deben corresponder a la operación y documentarse adecuadamente.
Qué debería quedar al terminar
- Una conciliación entre factura, pedido, entrega y responsable, con diferencias explícitas.
- Una ficha de proveedor verificada y un cálculo independiente de base, impuestos, retenciones y total.
- Un rastro de aprobación y una comprobación separada para cualquier cambio de cuenta o contacto.
Límites de privacidad y uso responsable
- Una factura formalmente completa no demuestra que el bien o servicio exista, y un número válido en VIES no autentica al remitente ni al IBAN.
- No subas facturas completas a buscadores, foros o herramientas no autorizadas: contienen NIF, domicilios, cuentas y datos comerciales.
- Esta guía no sustituye asesoramiento fiscal o contable. Las reglas cambian según territorio, operación, régimen y condición de las partes.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos mínimos reviso en una factura completa?
Número y serie, fecha, identidades y NIF, domicilios cuando proceda, descripción, fechas de operación si difieren, base, tipo, cuota y total, además de las menciones especiales aplicables.
¿VIES confirma que puedo pagar con seguridad?
No. Confirma la validez actual de un número de IVA en las bases nacionales para el ámbito correspondiente. No valida la operación, el documento, el correo ni la cuenta bancaria.
¿Qué hago si el proveedor anuncia un IBAN nuevo?
No modifiques la ficha desde el correo recibido. Confirma el cambio con un contacto previamente validado y un segundo canal, registra la comprobación y aplica doble aprobación.